Definición de Documentos Electrónicos

Documento Electrónico

• Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios 
electrónicos, ópticos o similares. 
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• Documento Electrónico de Archivo 

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios 
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los 
principios y procesos archivísticos.

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Componentes

Los componentes del documento electrónico pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del sistema. Los componentes son los que se necesitan  para que un documento sea electrónico, que sea un lenguaje fácil de comprender y que su información sea eficaz. 

Usos (Componentes)

Los principales son:

• Mensajes (Texto alfanumérico, diseño, gráfico, esquema, fotografía, etc.)
• Lenguaje convencional  (los bits)
• Plasmado en un Soporte (servidor, cinta, disco, usb, dvd,etc.)
• Están destinados a durar en el tiempo.

Ventajas y Desventajas (Documentos Electrónicos)

La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica.

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.

La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.

VENTAJAS:

                          • Elimina el extravío de documentos.

                          • Permite un rápido y fácil acceso a la información.

                          • Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

                          • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

                          • Firmas digitales.

                         • Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante                                   búsqueda entre los archivos.

                          • Índices de búsqueda de la información.

                          • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

                          • Resguarda la documentación.

                          • Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM                                 o almacenado en una  maquina.

                          • Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

                          • Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

                          • Ordena de manera lógica los expedientes.

                          • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

                          • Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de                                los mismos.

                          • Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

                          • Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

                          • Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

DESVENTAJAS:

• Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados                lugares de almacenaje.       • Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la                            consecuente pérdida de tiempo que eso genera.       • Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.       • Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,       • Retraso en firmas y autorizaciones,

Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo. Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.

Operaciones Automatizadas en Documentos Electrónicos

Operación Automatizada: Es una operación que nos permite realizar tareas repetitivas a un solo paso.

- Algunos nos permite aplicar operaciones automatizadas
  como lo son: MICROSOFT, WORD, EXEL, POWER PAINT.
- Las operaciones automatizadas más comunes son:
   MARCAS, PLANTILLAS, ACCESO RAPIDO ETC.

¿Qué software te permite aplicar operaciones automatizadas?

Todo office nos permite realizar operaciones automatizadas.

Ejemplos de cómo se usan estas operaciones en el desarrollo de documentos electrónicos:

• Cuando nos corrige la ortografía
• Diseño de diapositiva.
• Cuando nos da resultados directos.
• Cambiar el tipo de letra.
• Distintos diseños de folletos en Publisher.
• Copiar información.
• Cuando aparecen virus.
• Confirmar si desea apagar.
• Guardar información.
• Desea utilizar hardware que se acaban de instalar.
• Desea recordar tu contraseña en alguna red social.
• Desea cerrar todas las pestañas en Internet.
• Cuando se descarga un programa te da la opción de guardar o ejecutar.
• Cuando se selecciona un texto da como resultado un cuadro para cambiar el diseño
• Actualización.
• Cuando ponemos viñetas.
• Mensaje fuera de línea.
• Cuando se está cargando un programa.
• A la hora de ordenar los archivos
• Cuando se investiga algo.

Las operaciones automatizadas son de gran ayuda pues con ellas nos ahorramos trabajo y tiempo en acciones que son repetitivas...

Ejemplos (Operaciones automatizadas en Documentos Electrónicos)

¿Cuales son las Operaciones Automatizadas más comunes?

Macros, plantillas, acceso rápido etc.,

¿Ejemplos de como se usan estas Operaciones en el Desarrollo dee Documentos Electrónicos?

• Insertar pie de pagina: seleccionar la opción de insertar del menú, dar click en “pie de pagina”, y elegir e; deseado.
•  Insertar numero de pagina: seleccionar la opción de insertar del menú, dar click en  “numero de pagina”, seleccionar la opción de “formato de numero de pagina” y aceptar.

Importancia de las Operaciones automatizadas en un Documento Electrónico

Las operaciones automatizadas son de gran ayuda pues con ellas nos ahorramos trabajo y tiempo en acciones que son repetitivas, esto es una operación que nos permite realizar tareas repetitivas en un solo paso hay varios software que nos ayudan a realizar operaciones como estas un ejemplo de ellas son las que nos incluye Microsoft  como:

•  Word,
•  Excel, 
• Power point, etc.

Ejemplos de estas operaciones automatizadas dentro de un sistema de cómputo son:

• Insertar pie de página
• Insertar número de página, etc.

etc…