Tendencias Tecnológicas (D.E)

La industria de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos se encarga del desarrollo de tecnologías para tareas tan importantes en el mundo de la información como el manejo de documentos en formato digital, la conversión a dicho formato de los documentos de papel, las publicaciones electrónicas y la gestión de archivos automatizados.

Se describen brevemente las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos, sus principales ventajas sobre los sistemas tradicionales y una alternativa para la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones de países en vías de desarrollo. De manera general, todas las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos se encargan de facilitar a las organizaciones la adquisición, gestión, almacenamiento, utilización compartida y la dirección.

Si se considera que un documento electrónico es una categoría particular de documento, y que todo documento puede gestionarse por una persona u organización de acuerdo con sus intereses, podemos referirnos a la gestión de documentos electrónicos como el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos electrónicos, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos.

En los últimos 10 años un conjunto de empresas se han lanzado a producir tecnologías para el almacenamiento y la gestión de documentos electrónicos. De esta forma se han desarrollado dispositivos con altas capacidades de almacenamiento de información y programas que no sólo permiten crear registros electrónicos cuyo contenido gire alrededor de documentos, sino también almacenar y recuperar estos de manera eficiente, es decir, tecnologías que permiten crear y gestionar el archivo electrónico de cualquier organización, así como colocarlo a disposición de sus empleados y usuarios.

Las tecnologías físicas, en que se apoya la gestión de documentos electrónicos, dependen en gran medida de las principales compañías productoras de hardware a nivel mundial. Por otra parte, un grupo de empresas se ha dedicado a la investigación y la publicación sobre el tema, así como la producción de software especializado. Entre ellas se destacan las siguientes:

•  Cuadra Associates, que produce el STAR.2
•  EDUCOM Business Solution, que produce el RecordMANAGER.3
•  Information Network, Inc., con su programa InSight.4
• Provenance Systems, que produce el ForeMost.5
• La compañía TOWER Software, actualmente en el mercado con el TRIM.6
• Altris Software, Inc., que ha creado el eB.7
• Hyland Software, Inc., con el software OnBase para la gestión.8
•  IBM Corporation, produciendo el Content Manager y el Enterprise Information Portal.9,10
•  Identitech, Inc., con el FYI.11
•  Magellan Software, en el mercado con el SpyVision.12
•  Optical Image Technology, Inc., produce el Total Solution.13
• SolCom, Inc., con su Suite de Productos SolCom, además del MultiManager.14
• TREEV, Inc., que vende actualmente el TREEV 2000.15