La conservación de documentos electrónicos consiste en almacenar documentos
mediante el uso de la tecnología en nuevas plataformas y el uso de programas de informática
para recuperar y utilizar los documentos. Se trata de convertir los datos a un soporte y
formato estable, normalizado y fácil de mantener que permita encontrar fácilmente los
medios de acceso. Hay que elegir cuidadosamente los formatos que ofrecen estabilidad e
incorporar a cada documentos metadatos para que sean autodescriptivos. Es importante
mantener los datos en su forma original y suministrar herramientas mediante programas o
equipos informáticos y tener medidas para proteger el flujo de datos. Por otro lado, hay que
actualizar el soporte y renovar los discos mediante unos parámetros adecuados y utilizar la 4
migración al formato más actual en los datos mayormente consultados. Los documentos
electrónicos necesitan temperatura y condiciones controladas mediante un microclima con
30-50% humedad y 65-68 grados Fahrenheit ya que la humedad excesiva causa deterioro químico:
oxidación, físico: hincha, deforma, requiebran, desgarran y biológico: hongos, bacterias. Hay que
utilizar equipo de termómetros, higrómetros, deshumidificadores, entre otros.
Es necesario tener un manual de procedimiento de preservación e instrucciones técnicas
que contengan lo siguiente: Descripción; Alcance; Definiciones; Documentación de referencia;
Descripción de cada actividad; Anejos; Instrucciones; Reglamento de uso y manipulación de
documentos; Plan de emergencia; Medidas de conservación preventiva para proteger los
soportes y defensa contra virus informáticos; estrategias de reproducción de documentos
mediante la migración de formatos; emulación de harware o software obsoletos. Las
instituciones tienen que invertir en el adiestramiento del personal, en la adquisición de
equipos informáticos, en contratar servicios de conservadores y presentadores digitales, en
establecer controles ambientales adecuados a las características de los recursos, disponer
condiciones adecuadas de almacenaje y protegerlos contra los agentes de deterioro natural o
artificiales.
La conservación preventiva es necesaria para anticipar los daños o la corrección mediante
la intervención manual o mecánica. Hay que conocer el medio ambiente y las reacciones que
ocurren, causas del deterioro intrínsecas: oxidación, acidez y extrínsecas (físicas: luz, humedad,
temperatura, químicas: hidrólisis, contaminación, ácido sulfúrico, polvo, sudor, saliva, grasa,
huellas digitales, biológicas: hombre, roedores, insectos, bacterias, hongos) y desarrollar
políticas para proteger la excesiva manipulación, por ejemplo, la copia. Algunos consejos son
el uso de las copias mediante la microfilmación o digitalización y utilizar soportes ópticos: Discos
ROM (Read Only Memory), WORM (Write One Read Many), DVD. Asimismo hay que tener
instrucciones de manejo del recurso y planes de contingencia para salvar los documentos
electrónicos. Hay que realizar la limpieza de equipo con productos especiales y hay que proteger
los documentos contra virus informáticos. 5 Existen varios problemas en la conservación en los documentos electrónicos tales como la lentitud en la aprobación de los procedimientos o regulaciones gubernamentales en los documentos electrónicos. La capacidad de los lectores para manipulan subrayar, anotar o editar datos en forma digital. La longevidad de los documentos electrónicos ya que la vida media es de 20 años o un siglo si se almacena a 5 grados centígrados y la vida media útil es de 5-10 años. Algunos piensan que lo electrónico sustituye al papel o se destruyen documentos electrónicos. Por, eso es importante superar los soportes obsoletos y tener equipos adecuados de lectura para migrar los formatos. La migración pone en duda la autenticidad del documento electrónico cuando provoca pérdidas de datos, alteraciones en la estructura interna. Esto está sujeto a cambios y a la posibilidad de errores en la grabación ya que cada migración presenta sus problemas específicos. Finalmente, la evolución tecnológica es imprevisible.
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