Principales tecnologías para la gestión de documentos electrónicos
Las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos pueden clasificarse de manera general según estas categorías:
- Gestión de documentos,
- Gestión del conocimiento,
- "Imaging",
- flujos de trabajo,
- Sistemas para el almacenamiento y gestión (software para la gestión de los documentos almacenados, dispositivos para el almacenamiento, controladores de dispositivos y medios).
Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos
Gestión de documentos
El software para la gestión de documentos está orientado a resolver un problema muy común por estos días en las organizaciones pues es difícil recuperar y gestionar información de una manera eficiente sin una estructura común, creada mediante la computadora, el uso de Internet y de las intranets.
Estos programas de computadora se convierten en herramientas para ayudar a los usuarios que trabajan con documentos, independientemente del formato en que se crearon. Entiéndase, por ejemplo, documentos creados bajo el formato de 32 bits impuesto por Windows como sistema operativo y las herramientas del Office; otros generados por herramientas muy utilizadas bajo el entorno de MS-DOS que aún persisten en muchas organizaciones, y otros que realmente “parecen” incompatibles, debido a la naturaleza de las aplicaciones con que fueron creados o de la información que contienen, publicaciones electrónicas y documentos de Internet.
El software para la gestión de documentos permite a las organizaciones recuperar, de forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente. Permiten asociar índices a los documentos con el objetivo de describir sus características fundamentales: el tipo del documento, autor, aplicación con que fue creado, y otros que los describirán. Además, estos sistemas posibilitan mantener almacenada información sobre las revisiones realizadas y añadirles mayor seguridad.
Gestión del conocimiento
El conocimiento no es una entidad física y tangible, la gestión del conocimiento no es realmente un producto, sino un proceso, una forma de relacionar la información y la experiencia, y de colocar el producto obtenido a disposición de todos los trabajadores de la organización para que estos realicen su trabajo de una manera más eficiente.16 Se puede definir de muchas formas. Una conceptualización interesante puede ser la de Doculabs,17 que la ve como la relación de la experiencia del colectivo que conforma la organización y la distribución de esa experiencia al personal indicado en el momento justo; es el proceso de gestionar y compartir el capital que representa el conocimiento de los miembros de la organización.
El crecimiento de las fuentes de información, sobre todo el provocado por el desarrollo del World Wide Web, ha favorecido la tendencia al desarrollo de la gestión del conocimiento como disciplina. Los usuarios se encuentran frente a un volumen de información mayor del que pueden procesar diariamente, lo que imposibilita distinguir entre la información realmente valiosa y la carente de valor. Los productos que ofrece la tecnología para la gestión del conocimiento intentan resolver este problema; en ellos las tecnologías de información y comunicación tienen particular importancia.
Las capacidades básicas de estos productos comprenden la recopilación de información, su categorización, distribución cuando sea necesaria, y la colaboración entre usuarios para facilitar que el conocimiento no se vuelva obsoleto y se reutilice.
Imaging
El término “imaging” se ha utilizado para definir el hecho de crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos, así como de asociarles índices, almacenarlos, recuperarlos y distribuirlos como imágenes electrónicas de los originales. Se trata de eficientes sistemas de gestión de documentos electrónicos que convierten documentos “legibles por el hombre”, usualmente papel, en documentos “legibles por la computadora”. Todo esto permite que la organización recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos impresos.18 Con estos fines se ha desarrollado el formato TIFF (Tagged Image File Format), que durante un tiempo se mantuvo como el más utilizado por los fabricantes de tecnologías para el Imaging. El liderazgo en la actualidad está compartido con el formato PDF (Portable Document Format) de Adobe, el que universalmente es aceptado por todos.
Flujos de trabajo
Las tecnologías para el flujo de trabajo o workflow se han diseñado para automatizar ciertos procesos de trabajo internos de la organización. Estos sistemas se apoyan en versiones electrónicas de los documentos que se mueven a través de diferentes departamentos de la organización para su consulta o modificación por diferentes miembros de esta, lo cual crea un nuevo concepto del trabajo en grupos.19
Los programas reguladores de flujos de trabajo planifican los procesos, envían automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y siguen el estado del documento durante todo el proceso.
Uno de los desafíos más importantes para todos los sistemas dedicados a la gestión de documentos electrónicos es incluir entre sus fondos documentos ya existentes. Por esta razón se le brinda especial atención al desarrollo de tecnologías para la conversión de documentos al formato digital.
Estas tecnologías incluyen, además de scanners, softwares para la conversión de documentos, reconocimiento de caracteres y procesamiento de paquetes de información. Aunque la funcionalidad de esos productos no está encaminada a estrategias de almacenamiento o recuperación de información, permiten crear imágenes electrónicas de documentos creados inicialmente en papel y, a partir de la copia digital del documento, desarrollarlo y extraerle información.
Es importante destacar la diferencia entre las tecnologías para la conversión de documentos al formato digital y el Imaging, visto previamente. El Imaging se propone obtener imágenes electrónicas de documentos en papel, mientras que los sistemas de los otros están encaminados a crear documentos electrónicos a partir de otros documentos que fueron creados inicialmente en papel. Actualmente, debido a su gran funcionalidad, las organizaciones encuentran en las tecnologías para la conversión de documentos al formato digital, un componente importante de su sistema de desarrollo.
Almacenamiento y gestión de información
Todo sistema necesita de formas eficientes de archivar documentos y datos, así como de colocarlos a disposición de sus usuarios; es por ello que el almacenamiento y recuperación es un componente esencial en el desarrollo de los sistemas para la gestión de documentos, esto para todos está claro, si se habla del mundo de los documentos impresos. Pero, ¿cómo llevar los conceptos tradicionales de la gestión a los documentos electrónicos?
Necesariamente deben mantenerse los conceptos de archivos personales, transitorios y oficiales, en el sentido tradicional de la palabra, así como los mecanismos para insertar, recuperar o eliminar documentos, los aspectos legales, etcétera. El problema aparece en el momento en que los documentos electrónicos se convierten en registros.
Gestión de archivos
El concepto de gestión de archivos no es nuevo. Se dice que desde que existieron registros para almacenar, existió la gestión de archivos. Como registro se entiende, a los efectos de este trabajo, cualquier información relativa al trabajo de una organización. Todo documento que emplea una organización puede considerársele como un registro: los formularios, correspondencia, órdenes, etcétera. Un registro puede ser cualquier documento, físico o electrónico, con un contenido, una estructura y un contexto determinado. El contenido es la información implícita en el documento. La estructura es su apariencia física o el tipo del documento (carta, memo, reporte, etc.). El contexto lo determinan cuestiones como el uso que se le otorgue al documento, sus propósitos y a quien esté dirigido.
La gestión de archivos se apoya fundamentalmente en tres tipos tradicionales de registros:17
- Registros personales: Cualquier información personal creada o mantenida en una estación de trabajo, de interés para aquella persona que la mantiene y consulta. Si el registro se mantiene en la red de computadoras para la consulta de todos, por ejemplo, una noticia publicada en la intranet de la organización, el registro pasa a ser corporativo. Se debe ser cuidadoso al definir el momento en que deja de ser un registro personal para convertirse en un registro de la institución.
- Registros transitorios: Documentos que representan trabajos en su proceso de convertirse en registros oficiales. Son aquellos documentos que elaboran una o varias personas de manera temporal mientras confeccionan un documento oficial en su versión definitiva. Por ejemplo, son registros transitorios, los memos, las versiones preliminares de un proyecto. Algunos registros transitorios se convierten finalmente en oficiales.
- Registros oficiales: Registro de una decisión oficial dentro de la institución o de esta hacia el exterior. Versiones finales de proyectos, mensajes decisivos de correo electrónico y otros documentos constituyen registros oficiales.
A partir de estos tipos de registros giran aspectos que deben resolverse por la industria dedicada a la creación de tecnologías para la gestión, y asimilados por las organizaciones a quienes van dirigidas estas tecnologías.
Una vez que un documento es declarado como un registro, la organización puede categorizarlo siguiendo determinado criterio, retenerlo por cierto período de tiempo y destruirlo cuando determine que no lo necesitará más.
Tradicionalmente los especialistas en la gestión de archivos han ejecutado un conjunto bien definido de funciones: clasificar los registros, almacenarlos de alguna manera que facilite su recuperación (en carpetas, cajas, etc.), buscar la localización de los registros, recuperarlos cuando sean necesarios para la organización y destruirlos tan pronto sea posible o moverlos a un archivo permanente. Durante años los encargados de la gestión de registros y los archivos se han especializado en estas funciones.
Esto ha provocado que persista el criterio de que la gestión de archivos es una tarea de perfil estrecho, y que las personas que se encargan de esta actividad tengan una relación escasa con el resto de los especialistas de su organización.
Con el desarrollo de las llamadas nuevas tecnologías han surgido nuevos conceptos, como el de gestión del conocimiento, los que han demostrado que los registros almacenados son la memoria viva de la organización, con una importancia mucho mayor que la que se le concedía hasta el momento. Mucho más si pensamos que los documentos electrónicos dentro de las organizaciones han ganado en cantidad e importancia, junto a la necesidad de manejarlos. Todo ello ha provocado que la gestión de archivos gane cada día en importancia.
A principios de la década del 80, aparecieron los primeros programas de computadora para la gestión de archivos, basados fundamentalmente en registros de papel, cuya finalidad era facilitar el trabajo de las personas que se dedicaban a estos menesteres. Los nuevos sistemas ayudaban a los especialistas en esta rama a ejecutar sus tareas diarias: crear planes de diseño y clasificación, establecer programas de retención de registros, localizarlos, así como manejar el almacenamiento físico. Estas personas incluso manejaban las cajas de papeles, pero ya tenían al menos una herramienta que los ayudaría a encontrar la información y les recordaría cuándo mover o destruir determinado registro.
Muchas organizaciones han comenzado a manejar grandes volúmenes de registros corporativos que incluyen, además de los tradicionales, mensajes de correo electrónico, documentos adjuntos a estos mensajes, documentos creados con un procesador de textos, hojas de cálculo, etcétera. De esta forma, el concepto de sistema para la gestión de archivos se ve asociado al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de información en formato digital, cuestión vital para la empresa.
De esta forma surgió y se encuentra actualmente entre las primeras dentro del campo del hardware y software lo que apoya las labores tradicionales de la ciencia de la información y la bibliotecología, especialidad que se dedica a la creación de tecnologías para la gestión de archivos.
La gestión de archivos, como parte importante de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos, se propone brindar a los individuos y las instituciones, las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los documentos, a partir de la maximización de los beneficios obtenidos por el uso de la información contenida en los documentos y la minimización de los costos de adquirir, procesar, usar y eliminar estos documentos.
